Verwaarloosde organisatie
Iedere lezer van dit artikel loopt kans vroeg of laat tegen een 'verwaarloosde organisatie' aan te lopen. Verwaarlozing is een term uit de (ortho)pedagogiek die bij wijze van metafoor kan worden toegepast op organisaties. Hoe herken je de signalen? 
Een verwaarloosd systeem, of dat een gezin is of een organisatie, kan niet voldoen aan maatschappelijke normen doordat de voorwaarden voor normaal functioneren nooit ontwikkeld zijn, of al geruime tijd verdwenen.
Herstel van normaliteit is de opgave, maar dat kan jaren duren en succes is niet verzekerd: de mensen in het systeem hebben overlevingsgedrag ontwikkeld dat uiterst effectief is in het toedekken van problemen en het tegengaan van verandering. De vastgelopen toestand reproduceert zodoende zichzelf. Geforceerde pogingen tot interventie hebben averechts effect.
Door Joost Kampen
Signalen
De diagnose 'verwaarlozing' is complex en ernstig, het gaat om een combinatie van verschijnselen. Ze mag daarom niet lichtvaardig worden gehanteerd. Tegelijk geldt dat signalen die erop kunnen duiden, serieus genomen moeten worden. Ik denk dat er vier manieren zijn waarop insiders (managers, stafleden) of outsiders (adviseurs, afnemers, toezichthouders) zulke signalen kunnen krijgen.
- Weten: je professionele beoordelingsvermogen gebruiken. Analyse van de geschiedenis van een organisatie kan ons al waarschuwen, bijvoorbeeld als die bestaat uit de ene fusie na de andere. Ook bepaalde organisatiestructuren kunnen reden zijn voor oplettendheid. Termen als 'teamcoördinator' of 'duaal management' doen bij mij persoonlijk een belletje afgaan. Welk probleem is hier onder het tapijt geschoven?
- Voelen: verwaarloosde organisaties roepen lichamelijke en geestelijke reacties op. Heel kenmerkend is de enorme aanslag op je energie. Wat je ook probeert, het lijkt in een zwart gat te verdwijnen - als er iets is wat op verwaarlozing duidt, is het dat wel. Het gevaar is daarom groot om over je grenzen heen te gaan. Iedereen moet oppassen voor deze valkuil, maar ze is extra groot voor overoptimistische mensen die waarschuwende signalen naast zich neerleggen.
- Aanvoelen: 'er is iets', maar je kunt er niet de vinger op leggen. Buitenstaanders pikken dit soort signalen sneller op, want wie in een verwaarloosde organisatie leeft, is ongemerkt al getraind geraakt in het niet-opmerken en niet-benoemen van dingen die zouden moeten opvallen. Als buitenstaander heb ik de opmerkzaamheid bij verantwoordelijke managers meer dan eens vergroot door me hardop te verwonderen over dingen. Wat ik ook vaak heb gemerkt, is dat managers in een verwaarloosde organisatie de toestand wel onder ogen zien, maar toch nog kunnen schrikken van de ernst. ‘’Het zit altijd nog weer dichterbij dan ik dacht’’, zei er een tegen mij.
- Patroonherkenning: De transactionele analyse spreekt van scripts: kenmerkende gedragspatronen die zich herhalen, ook wanneer de actoren veranderen. Er zijn verschillende vormen van verwaarlozing, en daarbij passen verschillende vormen van disfunctioneel teamgedrag. Maar de problemen uiten zich niet alleen op de werkvloer. Zowel de zorgsector als de financiële sector leverden de laatste tijd voorbeelden van bedrijfsbeslissingen waarvan iedere verantwoordelijke de risico's kon en moest onderkennen (en dat vaak ook deed!), maar toch 'gewoon' bleef plaatsvinden. Totdat de wal het schip keerde.
Zo doen we het nu eenmaal hier is een opmerking die je in organisaties vaak kunt horen. Ze is sussend bedoeld, maar moet ons juist waakzaam maken. Ze kan duiden op een hardnekkige vorm van ‘moral muteness’: bestuur, managers en medezeggenschap vragen zich niet meer af wat normaal is, maar herdefiniëren de realiteit in
hun eigen voordeel.
Met behulp van de scan "symptonen van verwaarlozing" kunt u gratis en vrijblijvend testen of uw organisatie (sporen van) verwaarlozing vertoont.
Joost Kampen is partner in Van de Bunt Adviseurs voor organisatie en beleid en onderzoeker aan de Vrije Universiteit. Volgend jaar hoopt hij te promoveren op verwaarloosde organisaties. Hij schreef hierover eerder in M&O (september/oktober 2005), op ManagementSite.nl en in Management en Consulting (2009/3) en was een van de sprekers op ons symposium The dark side of the organization in juni jl.